Privacybeleid

1. Wie we zijn

NoSix (“NoSix”, “wij”, “ons”) biedt een platform voor CO₂-beheer in de sport. We zijn gevestigd in Nederland.

Dit beleid geldt voor www.nosix.co, de NoSix-app op app.nosix.co en ons contact met jou per e-mail. Voor de persoonsgegevens die hier worden beschreven, is NoSix de verwerkingsverantwoordelijke.

Als een organisatie de app gebruikt, zijn de gegevens over faciliteiten, apparatuur en emissies die zij toevoegt van die organisatie. Wij verwerken die inhoud in opdracht van de organisatie volgens onze Verwerkersovereenkomst. Gaat je vraag over die inhoud, neem dan eerst contact op met je organisatie.

2. De gegevens die we verzamelen

• Op de website: www.nosix.co plaatst geen cookies en gebruikt geen analyse- of advertentietrackers. Zoals bij elke website verwerken de servers die de site leveren je IP-adres, je browsertype en de pagina’s die je opvraagt, zodat de site geleverd en beveiligd kan worden.
• Als je contact met ons opneemt: je naam, e-mailadres, organisatie en alles wat je ons schrijft.
• Als je een account aanmaakt: je voor- en achternaam, je zakelijke e-mailadres, de organisatie waar je bij hoort, je rol daarin en je inloggegevens.
• Als je de app gebruikt: technische gegevens zoals inlogtijden, apparaat- en browsertype, IP-adres, de handelingen in je account en foutmeldingen. De app gebruikt cookies of vergelijkbare opslag in de browser die nodig zijn om je ingelogd te houden en de app te beveiligen.
• Als je organisatie voor een abonnement betaalt: contactpersoon voor facturen, factuuradres, btw-nummer, abonnement en betaalstatus. Kaartgegevens worden verwerkt door onze betaaldienstverlener. Wij slaan geen volledige kaartnummers op.

We vragen niet om bijzondere categorieën van persoonsgegevens en de dienst is daar niet voor bedoeld.

3. Waarom we ze gebruiken

• Om de dienst te leveren waarvoor jij of je organisatie zich heeft aangemeld, inclusief accounts, ondersteuning en serviceberichten. Grondslag: uitvoering van een overeenkomst.
• Om je vragen te beantwoorden. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang om je te antwoorden, of stappen voorafgaand aan een overeenkomst.
• Om de website en de app veilig te houden, fouten te vinden en op te lossen en de dienst te verbeteren. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang bij een veilige en betrouwbare dienst.
• Om te factureren, een administratie te voeren en te voldoen aan fiscale en andere wettelijke plichten. Grondslag: wettelijke verplichting.
• Om productnieuws te sturen, als je daarom hebt gevraagd of als de wet het toestaat. Je kunt je altijd afmelden. Grondslag: toestemming of ons gerechtvaardigd belang.

We verkopen geen persoonsgegevens. We gebruiken ze niet voor geautomatiseerde besluiten met rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen voor jou.

4. AI-functies

Sommige functies van de app gebruiken AI-modellen van een externe aanbieder om de documenten die je uploadt te lezen en vragen te beantwoorden. De inhoud die voor een verzoek nodig is, wordt naar die aanbieder gestuurd zodat die een resultaat kan teruggeven.

We gebruiken de inhoud van je organisatie niet om AI-modellen te trainen, en onze overeenkomst met de aanbieder staat niet toe dat die zijn modellen op die inhoud traint.

5. Wie je gegevens ontvangt

• Dienstverleners die onder contract voor ons werken: hosting, database en bestandsopslag, e-mailverzending, foutmonitoring, betalingen en AI-verwerking. De dienstverleners die klantinhoud verwerken staan in de Verwerkersovereenkomst.
• Professionele adviseurs, zoals accountants en advocaten, waar dat nodig is.
• Autoriteiten, als de wet dat vereist.
• Een rechtsopvolger, als NoSix wordt gereorganiseerd of verkocht. Dit beleid blijft dan gelden voor je gegevens.

6. Waar je gegevens worden verwerkt

We hosten de gegevens van de app in de Europese Unie.

Sommige van onze dienstverleners zijn gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte, vooral in de Verenigde Staten. Als persoonsgegevens daarheen worden doorgegeven, baseren we ons op een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, zoals het EU-VS Data Privacy Framework, of op de modelcontractbepalingen van de Commissie.

7. Hoe lang we ze bewaren

• Accountgegevens: zolang je account open is. Na het sluiten van een account verwijderen of anonimiseren we ze binnen 90 dagen.
• Vragen en correspondentie: tot twee jaar na ons laatste contact.
• Facturen en administratie: zeven jaar, zoals de Nederlandse belastingwet vereist.
• Technische logbestanden: tot 12 maanden.

Back-ups worden volgens hun normale cyclus overschreven.

8. Beveiliging

We beschermen persoonsgegevens met versleuteling tijdens transport en in opslag, toegang op basis van rollen in de app en toegang tot productiesystemen die beperkt is tot de mensen die deze nodig hebben.

Geen enkel systeem is volledig veilig. Als een datalek waarschijnlijk een risico voor je oplevert, melden we dat aan jou en aan de toezichthouder zoals de wet vereist.

9. Je rechten

Op grond van de AVG kun je ons vragen om:

• je een kopie van je persoonsgegevens te geven;
• gegevens te corrigeren die onjuist of onvolledig zijn;
• je gegevens te verwijderen;
• ons gebruik van je gegevens te beperken, of daartegen bezwaar te maken;
• je gegevens in een overdraagbaar formaat aan te leveren.

Waar we ons op je toestemming baseren, kun je die altijd intrekken.

Schrijf naar hello@nosix.co. We antwoorden binnen een maand. Je kunt ook een klacht indienen bij je toezichthouder. In Nederland is dat de Autoriteit Persoonsgegevens.

10. Kinderen

De dienst is bedoeld voor organisaties en hun medewerkers. Hij is niet gericht op kinderen onder de 16 jaar en we verzamelen hun gegevens niet bewust.

11. Wijzigingen in dit beleid

We kunnen dit beleid aanpassen. De datum bovenaan geeft de huidige versie aan. Bij een belangrijke wijziging informeren we accounthouders per e-mail of in de app voordat de wijziging ingaat.

12. Contact

Vragen over privacy kun je sturen naar hello@nosix.co.